5 ans après la parution de la première édition de Manager avec le Mind Mapping, les mêmes auteurs Xavier Delengaigne, Patrick Neveu et Carolina Vincenzoni auxquels s'est ajouté Franco Masucci nous proposent aujourd'hui une deuxième édition revue en partie. Xavier Delengaigne et l'équipe de Signos réunis autour d'un même projet : nul doute que le sujet sera traité avec sérieux !
Votre présence ici n'est certainement pas un hasard et vous savez, de fait, que le Mind Mapping est un outil très polyvalent de gestion de l'information. Mais ce qui fera la différence dans son utilisation, entre préparer ses vacances, faire sa liste de courses, gérer son projet de construction de maison, prendre des notes lors d'une réunion ou...manager est la méthode au sens propre, c'est à dire la manière d'appréhender l'outil pour atteindre son objectif. C'est le défi que propose de relever cet ouvrage.
Le sommaire est découpé en 5 parties distinctes :
la découverte du Mind Mapping et de logiciels. Si vous connaissez et pratiquez déjà le Mind Mapping, vous devriez connaitre ces bases (quoique...). En revanche ce chapitre introductif est indispensable si vous débarquez fraîchement dans la discipline !
Le deuxième est un prolongement plus concret du premier puisqu'il s'agit de la génération et la structuration des idées et des informations. A noter : la dizaine de page consacrée à la génération d'idées extrêmement bien amenée sur la phase de brainstorming. On pourrait certes écrire des bouquins entiers sur le sujet, mais la synthèse présentée ici est largement suffisante.
viennent ensuite, dans un troisième chapitre, quelques cas d'usage comme la prise de décision ou la conquête de nouveaux clients.
le quatrième chapitre est entièrement consacrée à la communication et la collaboration "avec les autres" (équipes dont on a la responsabilité, prospects, Codir,...). On limite trop le management à l'animation d'équipe (on peut être manager sans équipe, si si !), mais il s'agit tout de même d'un point important.
Enfin, le cinquième est également, comme le deuxième, un recueil de méthodes et cas d'usage du Mind Mapping en lien avec le management humain : dynamisation des équipes, formations,...
A noter que chaque chapitre contient des témoignages d'utilisateurs du Mind Mapping sur chacun des sujets. Il est toujours intéressant de prendre connaissance d'illustrations concrètes, ce qui fonctionne bien, mais également ce qui peut bloquer.
En résumé, ce livre est très approprié pour les adeptes du Mind Mapping qui pourront alors être guidés dans leurs réflexions managériales grâce aux méthodes qui y sont développés puis se les approprier. Mais les débutants en recherche de solutions simples et efficaces y trouveront également leur compte, même si, bien-entendu, cela devra être accompagné de pratiques plus ou moins expérimentales.
J'ai reçu il y a déjà quelques semaines la deuxième édition de "Rédigez vite et bien avec le Mind Mapping" co-écrit par Xavier Delengaigne et Franco Masucci. Loin d'être débutants dans le domaine, Xavier est certainement à ce jour l'auteur le plus productif de livres consacrés au Mind Mapping et Franco, cofondateur et directeur associé de Signos, organisme, entre autres, de formation spécialisé dans le Management Visuel.
Ecrire avec le Mind Mapping
Pour être tout à fait honnête, je n'ai pas appris énormément de chose, étant moi-même adepte du Mind Mapping (ce n'est pas nouveau !) et ayant précisément utilisé la méthode pour les ouvrages que j'ai pu écrire par le passé.
Ce fut le cas pour "Transformez vos idées en projet avec Freeplane" édité en 2012 (il s'agissait à l'époque de la version 1.2...)
Plus récemment, c'est également de cette manière que j'ai bâti le plan puis rédigé l'ouvrage consacré à XMind 8 :
Vous l'aurez compris, je suis plus que convaincu par l'exploitation du Mind Mapping pour ce type d'exercice. Rédiger un livre, ou même un article ou un exposé, nécessite d'utiliser des outils permettant de générer des idées puis de les structurer. Avant même d'avoir écrit la moindre ligne, la représentation sous forme de carte nous permet d'avoir une idée précise de ce qui doit être plus ou moins développé, ce qui manque, ce qui est complet,...Donc je l'affirme : le Mind Mapping est une excellente méthode pour l'écriture. L'auteur à succès Franck Thilliez en est un excellent exemple.
Ma critique du livre
Concernant ce livre "Rédigez vite et bien avec le Mind Mapping" (que les auteurs nomment le "Mapwriting"), je le trouve tout à fait adapté pour qui ne possède aucune notion de Mind Mapping. Si vous avez seulement l' "idée" (un roman, un essai, un article,...), ce livre vous accompagnera efficacement vers le résultat attendu. La première partie (5 chapitres) consacrée à l'environnement du Mind Mapping et du Mapwriting, des logiciels de Mind Mapping, quasi indispensables pour ce type d'exercice. La deuxième partie (4 chapitres) porte sur l'exploitation de la méthode avec cet objectif précis de produire un écrit, seul, ou à plusieurs.
Le rythme est donc très progressif. Les auteurs ne s'attardent heureusement pas sur des aspects trop théoriques, juste ce qu'il faut. Il est richement illustré. Pas de prise de tête en perspective !
En bref, il s'agit d'un très bon manuel qui remplira sa mission si vous êtes concernés par le sujet. Pour moins de 20 euros, vous gagnerez, sans aucun doute, énormément de temps et d'énergie dans vos rédactions.
Depuis les années 1970, nous connaissons le Mind Mapping "manuel" cher à Tony Buzan : du papier, des crayons et un peu de technique. Le début des années 2000 et la consécration des interfaces graphiques de Windows et MacOS ont fait apparaître des logiciels de Mind Mapping et tout ce que cela comporte comme avantages : partage simplifié, modifications, restructuration des informations,...Certains logiciels, comme Ayoa (anciennement iMindMap) combinent les avantages du manuel, avec un rendu de cartes très personnalisé, avec ceux d'un outil informatique. 2020 sera marqué par l'apparition d'un nouveau type d'application, véritable chaînon manquant entre le "manuel" et le "digital". Il s'agit de doUmind.
doUmind fait quoi exactement ?
En quelques mots, cette application vous permettra de scanner une carte manuelle, en téléchargeant un fichier image ou en prenant une carte en photo, pour la transformer en une carte numérique. Attention, il ne s'agit pas d'optimiser l'image (en tant que dessin), comme le feraient des outils tels que Camscanner par exemple. doUmind va plus loin en transformant une carte numérisée en carte numérique. C'est pour cette raison que je me suis permis de l'appeler "OCR de cartes mentales". Le principe est en effet le même : transformer un texte manuscrit en fichier texte réexploitable sur ordinateur.
Comment ça marche ?
Dans un premier temps, doUmind va repérer les branches et les sujets. Puis il proposera une ossature de la carte. La qualité de ce "scan" dépendra de celle de l'image des "contrastes" entre les sujets, de la complexité de la carte, de sa "propreté",...Mais après ce "scan", vous pourrez ajouter des branches (nommées "liens" dans cette application) et des sujets (les "formes"). Une fois ce travail effectué, il vous suffit d'exporter le résultat dans un format souhaité : png, jpeg, pdf mais aussi PowerPoint et Freemind.
Voici une vidéo qui synthétise parfaitement le processus complet :
Comme tout logiciel de reconnaissance, le résultat ne sera pas parfait. Mais la simplicité d'utilisation de doUmind permet d'ajouter des "liens" et des "formes" de manière intuitive.
A noter : pour le moment, doUmind ne reconnait que la structure de la carte et pas les mots. Il faudra donc retaper le texte une fois structure de la carte validée.
La galerie de formats de sortie est bien fournie et les "designs" sont originaux.
Test
Je suis parti d'une carte créée rapidement, sans souci de l'équilibre des branches, de l'importance d'éléments visuels...bref, un carte de "coin de table" telle qu'on peut en créer quand on est en réunion !
Oui, je me suis trouvé une nouvelle passion pour la cuisine au barbecue !
Le résultat de la détection automatique et des ajouts manuels donne ceci :
Notez qu'il est également possible de supprimer des liens et des formes, même ceux créés automatiquement. Ce n'est pas sans intérêt, comme vous le constaterez plus bas dans l'article.
Commence ensuite la saisie du texte. C'est bien moins fastidieux qu'il n'y parait ! La saisie du texte se fait avec l'image de la branche sous les yeux, ce qui permet un gain de temps considérable.
Vient ensuite le choix du modèle. Ici, "Sheriff" :
Vous noterez que la structure, les couleurs, les liens et les formes de sujets peuvent encore être personnalisés grâce à l'éditeur.
Les exportations
les formats images (png, jpg), textes et pdf font partis des formats classiques, mais toujours indispensables. Ici, le format jpg, de très bonne facture :
Depuis peu, le format Freemind est également disponible et c'est une excellente nouvelle, puisque la mise en forme fait partie du lot !
Vous noterez la précision et la qualité de l'exportation ! Couleur, format de texte...les repères visuels sont inchangés.
J'accorderai enfin une mention spéciale à l'exportation PowerPoint. Il n'est pas rare de voir des diapositives PowerPoint présentant un semblant de carte mentale, mais souvent mal construite, les outils PowerPoint n'étant pas du tout adaptés. Avec doUmind, vous exporterez au format pptx et le résultat sera à nouveau modifiable dans PowerPoint. En clair, dessinez un crobar sur une feuille, scannez-là avec doUmind et obtenez un résultat tout à fait convaincant sous PowerPoint. Dans cet exemple, j'ai retravaillé la détection de la carte pour ne faire apparaître que les informations de 1er, 2e et 3e niveau. En effet, le principe même de PowerPoint ne permet pas d'afficher pléthore d'informations, ou alors très mal.
Voici le résultat. C'est édifiant !
Conclusion 1
doUmind fait aujourd'hui figure d'ovni dans le monde des logiciels de Mind Mapping et ouvre une nouvelle porte en créant le lien qui n'existait pas jusqu'alors : passer d'une carte manuelle de manière quasi automatique à une carte digitale exploitable. Cette appli est disponible par abonnement mais son prix est dérisoire comparé à ce qu'elle peut apporter. J'ai pu échanger pendant une petite semaine avec Virgile et sa réactivité est exemplaire : prise en compte de l'exportation au format Freemind, correction de bugs ou amélioration de l'algorithme de détection automatique,...Pour le moment, cette application n'est disponible que pour Android, mais une version iOS est en cours de développement. Nul doute que doUmind deviendra très rapidement un outil de référence en la matière.
Conclusion 2
Et comme l'outil et également la démarche m'ont plu, j'ai demandé aux 2 protagonistes, Juliette et Virgile, de doUmind de m'accorder une petite interview qui s'est déroulée par échanges de courriels interposés.
Pouvez-vous vous présenter ?
Nous sommes tous les deux étudiants ingénieurs généralistes spécialisés en mécatronique en fin de cursus à l’IMT Mines Alès. Nous avons tous les deux fait des classes préparatoire scientifiques pendant 2 ans, puis nous avons intégré notre école la même année. C’est comme ça que nous nous sommes rencontrés et avons tissé des liens d'amitié forts avec tout un groupe qui nous a d’ailleurs beaucoup soutenu dans la création et le développement de doUmind.
Quand avez-vous découvert le Mind Mapping ? à quelle occasion ? Comment vous est venue l’idée de créer doUmind ?
[Virgile] Pour un de nos cours en première année à l’IMT Mines Alès (bac +3), l'enseignant nous a demandé de travailler en équipe d’environ 8 sur un sujet ; et le rendu devait être une Mindmap. La Mindmap a donc été dessinée sur papier, chacun ajoutait des idées, c’était une séance de brainstorming très productive. 45 minutes plus tard nous étions satisfaits de notre travail, mais nous ne pouvions pas rendre le brouillon que nous avions élaboré ensemble tel quel à l'enseignant. Donc après avoir cherché en vain une application mobile ou un logiciel capable de tout numériser, l'un de nous a passé 2 heures à tout reconstruire de sorte à obtenir un rendu esthétique et propre sur PowerPoint. Cela m'a sidéré que la partie "intelligente" du travail ne représente qu'une infime portion du temps investi, ce qui a rendu cette expérience très frustrante. J'ai alors noté cette idée de start-up dans un bloc note mais je n'avais pas les compétences pour entamer un tel projet.
[Juliette] En deuxième année, nous devions suivre un cours d’approfondissement de notre choix et j’ai poussé Virgile à choisir celui de Mathématiques Inférentielles qui traitait partiellement d’intelligence artificielle car je savais qu’il était intéressant d’en apprendre plus sur le sujet par rapport à l’idée qu’il avait eu et dont il m’avait parlé. Après en avoir parlé à notre professeur, celui-ci nous a donné de la documentation et nous avions carte blanche pour réaliser le réseau de neurones (intelligence artificielle) qui répondait aux besoins de doUmind. Deux mois plus tard, notre algorithme étant très performant, nous étions d’autant plus enthousiastes pour la création de doUmind en réalisant que les défis technologiques n’étaient pas aussi insurmontables que nous l’avions l’imaginé.
Le concept de doUmind a par ailleurs beaucoup évolué à ce moment-là. Bien que l'idée vienne des Mindmaps, nous avions la technologie (pour la reconnaissance) pour traiter tout type de diagrammes, et nous pensions développer une application plus globale. Mais, en observant le marché, nous avons réalisé que les passionnés de Mindmaps étaient bien plus dynamiques et demandeurs. Cela nous a permis de revenir à l'idée initiale de faire une appli spécialisée dans les Mindmaps. Les Mindmaps ayant une structure codifiée, nous pouvions également mettre au point des dispositions spécifiques et ainsi de proposer des designs bien plus aboutis que pour des diagrammes quelconques !
Par la suite, nous sommes allés à la rencontre du corps administratif en estimant qu’une année de césure serait appropriée pour développer un projet d’une telle ampleur. L’IMT Mines Alès a immédiatement accepté et encourageant les initiatives de ses élèves, elle nous a procuré tout le soutien et toutes les ressources nécessaires afin de nous faire découvrir le monde de l’entreprenariat. Nous nous sommes donc lancés en 2018-2019 et nous nous sommes servis de notre esprit autodidacte pour couvrir au mieux tous les aspects de la création de doUmind.
Pourquoi ce nom, doUmind ?
[Virgile] Nous avons beaucoup réfléchi. Et nous revenons de loin puisque le dernier nom retenu était "Smart Diagram" (nous pensions encore à l'époque développer une application pour diagrammes et non spécifiquement pour Mindmaps). Nous savions dès lors qu'il fallait un nom faisant directement l'association avec les Mindmaps (comme un symbole, pour que les utilisateurs sachent directement que notre offre était très spécifiquement adaptée à leurs besoins). Et un jour, alors que je conduisais ça m'est apparu comme une évidence. doUmind. En anglais "vous permettez ?", comme si on leur proposait personnellement de l'aide à réaliser leur Mindmap. Une touche d'humour. J'étais très fier de moi quand j'ai trouvé ce nom, je l'admets.
[Juliette] Il m’a envoyé « doUmind. Qu’est-ce que tu en penses ? ». Sans contexte ni explication, j’attendais une suite à son message et ça a donné naissance à un long quiproquo qui nous a finalement bien fait rire. J’étais alors persuadée qu’il s’agissait du nom parfait pour notre application.
A quelles difficultés techniques avez-vous du faire face ?
Nous avons rencontré énormément de difficultés techniques. En particulier au début puisque notre formation n'est pas axée informatique. Nous avions des bases et une compréhension théorique assez solides mais loin d'avoir les compétences techniques pour développer une intelligence artificielle ou une application mobile ! Cependant, nous étions déterminés et passionnés, et c’est ce qui nous a poussés à énormément travailler et apprendre. Et nous y sommes parvenus ! Entre-autres, nous pouvons citer comme principales difficultés le développement intégral d'une intelligence artificielle (qui n'a finalement pas servi), les difficultés à faire communiquer différents langages informatiques entre eux, le développement un serveur jouant le rôle de chef d'orchestre entre l'intelligence artificielle et les exports PowerPoint. Mais aussi le développement Android qui fonctionne avec une "mentalité" extrêmement différente de celle dont on avait l'habitude. doUmind a effectivement été un challenge bien plus important que ce que nous avions imaginé au début.
Quels sont les projets d’amélioration ou nouveautés de doUmind pour les versions à venir ?
Pour l'instant, avant de penser à d'autres fonctionnalités (bien que nous ayons des idées), le premier travail que nous devons entreprendre est le développement IOS qui est un très gros projet avec beaucoup de difficultés à surmonter. Par la suite, nous envisageons probablement de faire une "extension" pour permettre aux utilisateurs de traiter aussi des diagrammes ne répondant pas strictement aux codes imposés de la Mindmap à proprement dit. La reconnaissance n'en est pas très loin puisqu'elle permet déjà de distinguer des traits qui se croisent. Mais pour le design nous allons devoir penser à des algorithmes capables de déterminer ce que l'utilisateur souhaitait aligner verticalement ou horizontalement par exemple. Ou encore permettre la saisie plus poussée d’une charte graphique correspondant à celle de l’utilisateur (couleurs et polices entièrement personnalisables). Nous attendons quelques retours pour nous nous donner des pistes sur ce qu’il est important de développer en premier pour mieux répondre au besoin de nos utilisateurs.
Avez-vous d’autres projets de développement, liés au Mind Mapping ou non ?
Pour l'instant, nous n'avons pas de nouveaux projets distincts de celui-ci. Bien sûr nous avons d'autres idées, mais aucune que nous pensons développer dans un futur proche. Nous préférons nous concentrer sur celle-ci, au moins jusqu'à ce qu'elle soit correctement installée.
Cela fait plus de deux ans que l'idée d'écrire un livre sur XMind me trottait dans la tête (XMind était alors en version 7). C'est aujourd'hui chose faite ! Le choix de l'auto-édition s'est présenté de manière naturelle. C'est un travail de longue haleine, exigeant, mais terriblement passionnant. En 2012, "Mind Mapping : Transformez vos idées en projet avec Freeplane" (Editions ENI) m'avait permis de découvrir l'écriture d'un ouvrage. Bien qu'étant autonome sur la structure du livre (je ne remercierai jamais assez l'équipe qui m'a accompagné pendant près de 6 mois), j'ai regretté quelques points et plus particulièrement une contrainte technique : ne pas pouvoir produire un livre en couleur. Comment crédibiliser un outil dont l'un des éléments structurant n'est pas "visible" ? Le livre électronique est donc une solution satisfaisante et, de surcroît, économique pour dépasser cette limite.
Plutôt que d'écrire un livre sur Xmind incluant de nombreuses pages sur les règles de base du Mind Mapping, j'ai préféré le scinder en deux parties, donc 2 ouvrages. Voici comment et pourquoi.
Mind Mapping : environnement et méthode
Il s'agit d'un court ouvrage (une trentaine de pages), dont l'ambition est de rappeler les règles de bases du Mind Mapping. Je ne souhaitais pas intégrer ces éléments dans le livre consacré à XMind qui devait être 100% opérationnel pour le logiciel. D'autre part, il existe aujourd'hui de nombreux et très bons livres sur la discipline. Proposer quelque chose d'équivalent n'aurait été, au mieux, que de la redite. Toutefois, un lien existe entre ce livret et celui consacré à XMind, puisque la carte servant d'exemple dans le premier est reprise dans le second.
La ligne directrice que je me suis imposé était de découvrir, sous forme de "pas-à-pas", la quasi totalité des fonctionnalités de XMind. Le point de départ est le téléchargement et il se termine par les paramétrages essentiels, en passant par toutes les fonctionnalités qui font de XMind un logiciel très complet. Les fonctionnalités "PRO" sont également détaillées, ce qui permettra au lecteur d'avoir une vision concrète de ce qu'elles proposent. Des solutions alternatives sont également développées. Au total, ce sont environ 200 pages richement illustrées qui permettront au lecteur d'être incollable sur XMind.
Si je vous parle de disques de couleurs contenant des informations et regroupés dans des cercles de groupes, à quoi cela vous fait-il penser ? En ce qui me concerne, je visualise directement feu Droptask, renommé en Ayoa (en fait c'est un peu plus compliqué que ça, mais désormais Droptask fait partie intégrante d'Ayoa..). Bref, dès le premier aperçu de Circly, les similitudes visuelles sont frappantes. Mais la comparaison s'arrête là. Ayoa est une application très complète de gestion de tâches, de projet et, plus généralement, de structure de l'information. Circly permet "seulement" de créer des informations représentées par des disques et de les intégrer, éventuellement, à l'intérieur de cercles d'informations. Vous pourrez également modifier la couleur...et c'est tout ! Alors faute de fonctionnalités plus garnies, devez-vous pour autant jeter Circly au feu ? Tout dépend de votre besoin.
Circly est une application exclusivement en-ligne : rien à télécharger, ni sur PC, Mac, tablette ou smartphone. Pour retrouver vos oeuvres, vous devrez au préalable créer un compte. la page d'accueil présente une image de l'outil...avec toutes ses fonctionnalités !
La création des disques ou cercles s'effectue dans la fenêtre située à gauche de l'écran.
Définissez la nature ("circle" ou "group"), affectez un nom et une couleur et cliquez sur le bouton "Add".
Votre nouvel élément se retrouve sur votre zone de travail. Il suffit de le placer au bon endroit par un Glisser/Déposer
Tous les éléments sont déplaçables et leurs couleurs sont modifiables en effectuant un double-clic. Cela permet donc, dans un premier temps, de créer des "disques d'informations" à la volée et, ensuite, de les structurer dans des cercles.
Les documents créés ne sont pas exploitables autrement qu'en les visualisant à l'écran ou en les exportant au format .png. Vous pourrez ainsi facilement les intégrer dans d'autres documents (Impress, PowerPoint, Write,...).
Dans sa version gratuite, Circly convient parfaitement à la création de "listes" en tout genre : achat de biens de première nécessité, liste de matériel à prévoir pour partir en vacances (peut-être pas pour l'été 2020...). Seul problème (de taille !) : la version gratuite est limitée à un seul projet et il ne semble pas toujours être automatiquement enregistré. Il existe également des versions "Premium" et "Team", respectivement à 4,99 et 29,99 Dollars par mois. La version "Team" permet visiblement de travailler en équipe et intègre une fonction "video call". Le tarif me semble prohibitif au regard des fonctionnalités offertes et de ce que peut proposer la concurrence pour des outils comparables. Il faudra cependant retenir la simplicité de mise en oeuvre pour une utilisation personnelle.
