Il y a quelques années, Think Productivity, société galloise, jetait un pavé dans la mare en proposant un applicatif en-ligne permettant de gérer, de manière très complète, ses propres tâches : Droptask. Les items visuels étaient omniprésents et minutieusement pensés. Aujourd'hui, Think Productivity, à qui l'on doit également iMindMap, propose une version plus évoluée et plus complète. Cette évolution a-t-elle nuit à la prise en main quasi instinctive de la première mouture ? C'est ce que je vous propose de voir dans ce test.
L'idée de représenter les informations sous forme de petite "bulles" plus ou moins connectées n'est pas nouvelle. Je me souviens de GoalEnforcer ou, plus récents, Mindly ou Mohiomap (oui, je sais, il y en a d'autres !). Chacun de ces logiciels est adapté pour un domaine particulier. Droptask est consacré à la gestion des tâches, permettant même de gérer de petits projets, de manière très "visual thinking". Bien qu'il ne soit pas encore traduit en Français, son ergonomie est suffisamment bien pensée pour vous en dispenser. Multiplateforme, ce logiciel est disponible en-ligne, sur poste (Windows ou Mac) et sur Smartphone. D'ailleurs, un billet spécifique sur la version Smartphone sera rédigé ultérieurement. Droptask est donc très connecté et ouvert si on tient compte de ses fonctions collaboratives (j'y reviendrai plus tard)
L'interface et les premiers pas
Comme tous les logiciels destinés à représenter des informations de manière visuelle, l'espace de travail prend l'essentiel de l'espace
Pour créer une tâche, il suffit de glisser puis déposer une "goutte" (traduction de "Drop" !) située en haut à gauche vers l'espace de travail puis de la nommer. Vous pouvez faire de même avec la "goutte" "category". Une catégorie est un ensemble de tâches de même nature qu'il vous appartient de définir : Pierre, Paul, Jacques ou Logistique, Marketing, Commercial,....
Une tâche peut-être déplacée, par glisser-déposer, dans toute les catégories présentes sur le plan de travail :
"partir des idées pour les structurer" prend alors tout son sens. Vous pouvez "balancer" toutes les tâches sur le plan de travail puis de les structurer de manière logique pour bâtir un véritable projet.
Voici un exemple bien réel, créé en quelques minutes de réflexion collective :
Vous remarquerez qu'il est possible de créer plusieurs niveau de catégories. De plus, il est possible d'ajouter des liens de subordination d'une tâche par rapport à une autre, bien qu'il n'y ait aucun contrôle de cohérence par la suite. Il est possible de zoomer en cliquant dans une catégorie particulière ou sur une tâche. Vous avez obtenez alors une vision globale ou précise selon vos besoins du moment...comme en Mind-Mapping !
Bien entendu, chacune des "gouttes" peut se voir affecter des propriétés accessibles en cliquant dessus.
Progression : ce traduira par un trajet plus ou moins important sur le périmètre de la "goutte"
Importance : un drapeau de couleur différence selon le niveau est ajouté
Urgence : idem, mais c'est un éclair qui apparaitra (et hop ! une matrice d'Eisenhower revisitée !)
Effort : notion importante et souvent ignorée dans les gestionnaire de tâches classiques. Cela se traduira par une taille de goutte proportionnelle à l'effort renseigné.
Affectation : qui, parmi les membres du projet, a ou ont la charge de cette tâche
Dates : début et/ou fin
Activité, permettant d'assurer la traçabilité des modifications de cette tâche.
Voici donc, côte à côte, deux gouttes : l'une, brute, sans élément ajouté et l'autre revêtant toutes les propriétés citées précédemment :
D'autres éléments complémentaires peuvent être ajoutés à chacune des tâches comme des notes, des rappels (utiles si Droptask est également installé sur votre smartphone), des tags, checklist,....
Un filtrage plus abouti
une évolution majeure de cette version Droptask est sa fonction de tri enrichie. Il est en effet désormais possible de sélectionner dans le filtre à peu près tout les éléments présents à l'écran (test, niveau d'urgence, d'importance, tags,...) et de les combiner entre eux, toujours de manière visuelle. Ce bandeau, présent en bas de l'écran vous permettra de visualiser les tâches urgentes non démarrées, les tâches peu importantes confiées à Jean,...Une vraie réussite ! Les catégories restent visibles pour un meilleure repérage.
4 écrans de visualisation
Outre le mode "canvas" présenté précédemment, Droptask propose un mode "Worlflow". Les tâches sont toujours réprésentées sous forme de "gouttes", les catégories sont conservées ainsi que propriétés qui leur sont rattachées, mais dans le mode "workflow" elles sont rangées par catégorie de manière assez classique.
Si cette représentation rassurera les plus réfractaires au mode par défaut, on perd la vue générale dans tâches à traiter.
le mode "list" présente quant à lui les tâches, non pas regroupées par catégorie mais par degré d'urgence et sous forme de liste
Enfin, la vue "completed" vous permet de visualiser les actions terminées dans un calendrier horizontal, le jour le plus récent étant à gauche de l'écran. Ainsi, une tâche terminée disparaît des vue "canvas" et "workflow" pour réapparaître dans la vue "completed". C'est parfait lorsqu'on utilise Droptask comme simple gestionnaire de tâches, mais il peut être intéressant (voire indispensable) de garder visible ces tâches terminées. Ceci aurait pu être géré par le gestionnaire de filtres présenté précédemment. Mais je crois que ce petit manque est sur le point d'être pris en compte...
Partage sur le Web : au top !
comme tout bon logiciel en-ligne qui se respecte, Droptask communique sur d'autres plateformes que la sienne.
Je n'ai pas tout testé, mais sachez par exemple que chaque projet Droptask créera automatiquement un nouvel agenda dans Google Agenda si vous le souhaitez, faisant ainsi apparaître les tâches dans votre emploi du temps Google. De même en adressant un mail à l'adresse task@droptask.com, une nouvelle tâche sera créée, avec pour objet le sujet du message (et dans la mesure, bien entendu, que l'adresse mail utilisée corresponde à celle connue de Droptask). Il vous sera également possible de lier une tâche à un fichier enregistré sur Google drive ou Dropbox. Bref, vous l'aurez compris, Droptask offre sur ce point un panel de fonctionnalités très intéressantes et productives.
Bien entendu, la grande force de Droptask reste le travail collaboratif. Pour travailler à plusieurs sur un même projet, il suffit d'inviter d'autres utilisateurs. Selon les droits que vous leur attribuerez, ils pourront créer des tâches, administrer le projet ou tout simplement voir la situation. A l'instar de logiciel tels que Mindomo ou MindMeister (dans le registre Mind-Mapping) ou tout simplement les outils bureautiques en-ligne, toutes les modifications effectuées sont mises à jour en temps réel et immédiatement visibles de tous les acteurs du projet.
Conclusion
Droptask continue sur sa lancée de gestionnaire de tâches, et même de projets, tout à fait hors normes. L'ergonomie est une vraie réussite. Il faut très peu de temps pour s'habituer au système de "gouttes" et son mode de visualisation générale du projet ou focus sur une une portion est très proche de la philosophie Mind-Mapping. Le système de filtres combinables est intelligemment pensé et permet d'envisager beaucoup de scenarii différent. La version gratuite et largement suffisante pour une utilisation personnelle. Pour avoir accès aux fonctionnalités de la version Business, il vous en coûtera environ 7€ par mois. Gros point noir aujourd'hui : Droptask n'est malheureusement pas encore traduit en Français. Mais nul besoin d'être un anglophone averti pour pouvoir l'utiliser.
