Boostez votre Créativité avec le Mind Mapping

De toutes les utilisations du Mind-Mapping, l'aide à la créativité est certainement la moins connue ou exploitée. Il est vrai que le terme de « créativité » est souvent associé au domaine artistique, comme une sorte de don que chacun de nous aurait...ou pas. Pourtant, dans le domaine de la gestion de l'information nous pouvons être plus ou moins créatifs (c'est à dire créer plus ou moins d'idées) selon notre état d'esprit, de fatigue ou de motivation. L'environnement compte également beaucoup. Etre « bien entouré » est déclencheur de « bonnes idées », même si ces idées arrivent sans prévenir, quelle que soit l'heure ou le lieu (les fameuses « bonnes idées » qui arrivent sous la douche ou au moment de s'endormir!). Parmi ces éléments favorisant la créativité, le choix des outils est également essentiel. Ils vous aident à vous mettre « en condition ». Grâce à sa structure systémique, les idées peuvent être découpées et réorganisées pour faire apparaître, au sens propre, de nouvelles informations qu'on n'avait pas forcément imaginées avant de commencer.

Bien entendu, l'utilisation du Mind-Mapping seul n'est pas toujours suffisant. Une véritable organisation est souvent nécessaire.

Xavier Delengaigne et Luis Garcia vous prennent par la main d'abord pour aborder, pas à pas, la démarche. Comme pour les ouvrages précédents, ce livre est richement illustré de cartes, témoignages ou rapports d'étude sur le sujet. L'exemple « comment faire bon vivre à Annapes » est particulièrement réussi. Il permet de mettre en évidence l'intérêt du Mind-Mapping pour recenser des idées (sous forme de Brainstorming), les réorganiser pour intégrer de nouvelles informations et faire des choix.

Donc si cette propriété du Mind-Mapping vous est inconnue ou que vous n'avez jamais osé l'exploiter, ce livre vous permettra à la fois de vous décomplexer et d'acquérir les compétences nécessaires pour une utilisation optimale.

Xmind 3.4 : bilan en demie-teinte

Disponible depuis cet été en version Beta, Xmind 3.4 est maintenant téléchargeable depuis le début de la semaine dans sa mouture définitive. L'équipe d'Xmind a donc concentré toute son énergie sur le développement de cette nouvelle version 2013 avant la fin de l'année...2013.

Plusieurs évolutions sont mises en avant, certaines étant plus marquantes que d'autres :

- Fonctions collaboratives. Il s'agit, de très loin, de la fonctionnalité la plus emblématique de cette nouvelle version. Le collaboratif (c'est à dire la possibilité de travailler à plusieurs, en même temps sur une même carte) est plus qu'une fonctionnalité : il s'agit d'un choix stratégique. Le Mind-Mapping s'y prête formidablement bien et on peut craindre qu'un logiciel qui n'opère pas ce choix aujourd'hui risque d'être marginalisé dans un proche avenir. Stephen Zhu, de l'équipe Xmind, m'a confié que le choix s'était volontairement porté sur le partage en réseau local sans l'étendre à un partage sur Internet. Stratégiquement, cela semble judicieux. La sécurité des informations transitant sur le web n'est jamais garantie ou, en tout état de cause, moins que sur un réseau local. Les utilisateurs "professionnels" sont donc, en général, frileux quand il s'agit d'adopter cette solution. D'autre part, le marché des logiciels "en-ligne" est florissant et donc fortement concurrentiel. Xmind n'y est pas forcément préparé. Il s'agit donc d'une excellente nouvelle...sur le papier. En effet, j'ai testé cette fonction dans des environnements Windows. Première surprise, le partage repose sur le "service" (au sens Windowsien du terme) Bonjour, développé par Apple. Comme souvent avec les produits Apple pour Windows, quand ça marche, c'est bien, quand ça ne marche pas...on est un peu seul au monde (je crois que je vais une fois de plus me faire des amis !). Ce logiciel agit comme une surcouche indépendante de Xmind. C'est elle qui gère le partage. De temps à autres les deux PC se "voient", puis ils ne se voient plus,...Peut-être est-ce dû à la structure de mon réseau local, mais les aides (les vraies) concernant Bonjour étant tellement peu nombreuses sur Internet, j'ai fini par jeter l'éponge. On est donc bien loin de la souplesse et de la simplicité du processus de partage d'un Freemind 1.0.0. Côté Linux, ce n'est pas mieux. Cette fonctionnalité n'existe pas ! Pourtant, un équivalent à Apple Bonjour existe pour Linux : il s'appelle ZeroConf. 

Donc même si le principe de partage existe, la mise en oeuvre n'est pas aisée. N'hésitez pas à me contredire dans les commentaires de ce billet !

- Exportation texte au format CSV. Xmind a, par contre, très bien pensé son système d'exportation au format texte. Différentes variantes sont proposées. Elles permettent de limiter au maximum le travail fastidieux de restructuration des données. La possibilité d'exporter les informations relatives aux tâches autorise les utilisateurs des fonctions projets de Xmind de partager sous forme "classique" leurs informations. Sur ce point (entre autres), je vous invite à consulter le billet de l'incontournable Marco Bertolini pour un test détaillé de la fonction.

- Exportation au format SVG. Ce format graphique basé sur des vecteurs plutôt que des points permet un zoom presqu'infini des cartes. c'est appréciable quand on met en ligne une carte très fournie : on n'est plus (ou moins) obligé de jongler avec le rapport poids/lisibilité. Vous pourrez visualiser un exemple ICI. Cette carte vous permettra par ailleurs de prendre connaissance des évolutions non détaillées dans ce billet. D'autre part, le format SVG peut servir de base pour la création de supports de présentations basés sur Inkscape et Sozi.

- Evolutions "cosmétiques" : renouvellement des "marqueurs", bibliothèque d'icônes plus étoffée,. font partie du toilettage général de Xmind pour cette version.

Pour conclure, si les intentions sont louables et indiquent une évolution du cap emprunté par l'équipe de développement, on reste un peu sur sa faim. Mais n'oublions pas qu'il s'agit d'une version 3.4 et non 4.0. Il y a fort à parier qu'Xmind sera consolidé dans les prochains mois. Xmind est aujourd'hui un outil incontournable parmi les logiciels de Mind-Mapping et les choix opérés devraient renforcer sa position, même si certaines des techniques employées peuvent parfois surprendre. Xmind reste une valeur sûre. Il est téléchargeable sur xmind.net.

Mohiomap : la béquille visuelle d'Evernote

Si vous avez un jour ressenti le besoin de classer vos informations personnelles ou glanées sur internet, vous avez nécessairement croisé le nom d'Evernote dans les résultats de recherche d'applications de gestion de l'information. Si ce n'est pas le cas, extra-terrestre que vous êtes, voici en deux mots le principe. Evernote est une sorte de méta-classeur vous permettant de collecter et organiser l'ensemble des vos données numériques. Vous prenez une photo avec votre smartphone ? Sauvegardez-la dans l'un de vos classeurs Evernote. Un article du Web vous intéresse mais vous souhaitez différer sa lecture ? créez un lien dans Evernote. Une idée géniale vous traverse l'esprit ? Créer une note directement dans Evernote (oui, ça aussi c'est possible !). 

Concrètement, l'interface d'Evernote se compose de 3 panneaux :

La partie droite regroupe l'ensemble de vos albums, sortes de classeurs dans lesquelles vos informations sont regroupées et les tags que vous aurez préalablement définis. La colonne centrale est la liste du contenu de ces albums. En cliquant sur l'un des éléments de cette colonne, vous accédez alors au contenu détaillé sur la partie droite de l'écran. Dans l'exemple ci-dessus, l'élément enregistré est la page d'un site. 

Le modèle de classement des notes est typiquement du style linéaire : les éléments sont regroupés sous forme de listes : de haut en bas (de manière alphabétique) puis de gauche à droite (du général au détail). 

Si vous possédez de centaines d'informations, il peut être fastidieux de retrouver à la fois l'information recherchée mais également le ou les liens entre ces informations. Certes, les tags (dont l'importance est souvent ignorée en début d'utilisation) et un moteur de recherche peuvent vous aider à filtrer l'utile du reste, mais l'affichage final restera partiel, limité par la manière même de représenter ces informations : la vue d'ensemble est alors impossible.

C'est pour contourner cette limite que Mohiomap pourra vous être utile.

Après avoir créé un lien de votre compte Evernote vers Mohiomap, la structure de vos notes apparaîtra alors sous forme arborescente :

La lisibilité est immédiate : dans mon cas, je n'ai qu'un seul groupe d'albums personnels (Personal Notebooks) et aucun album partagé. La taille de chaque terminaison, qui symbolise chacune un album, est proportionnelle à la quantité d'informations contenues dans l'album, l'image de l'exemple ci-dessous, le nombre entre parenthèses étant celui des articles qu'ils contiennent :

Cliquer sur l'une des bulles vertes revient à libérer l'ensemble des informations qu'elle contient, c'est à dire less fameuses notes :

Pas de panique ! Le résultat semble compliqué à lire, mais le principe est simple : chacune des "notes" est séparée de son album par la date de création et les éventuels tags que vous avez pu créer pour marquer vos données. Si j'ai du mal à comprendre l'intérêt d'avoir intégré les dates de cette façon, générer des liens par l'intermédiaire des tags est une façon intelligente de contourner la limite d'un classement uniquement basé sur l'emboîtement "notes dans classeurs". En passant le curseur sur les terminaisons, vous accéderez alors à un menu permettant, au choix, d'ouvrir le fichier, de visualiser un aperçu ou d'ouvrir le lien. Vous pourrez également "punaiser" l'élément pour qui reste figé sur l'espace de travail. 

Bien entendu, un moteur de recherche intégré vous permettra de retrouver rapidement des éléments recherchés, soit à partir du contenu, soit à partir des tags. Dans l'exemple ci-dessous, la recherche porte sur le terme "photos" :

L'exemple suivant limite la recherche au tag "photos" :

Deux documents répondent aux critères. A noter que pour rechercher sur plusieurs tags, ces derniers doivent être séparés par une virgule dans le moteur de recherche.

Si vous avez un peu de mal à vous retrouver dans le monticules d'informations présentes dans vos classeurs Evernote, Mohiomap peut être une excellente alternative visuelle à l'interface un peu austère de la version originale. Toutefois, ne vous attendez pas à un miracle : Si vos informations sont en vrac dans Evernote, elles le seront tout autant dans Mohiomap. Un peu de rangement et de méthode et la cartographie de vos informations pourra alors être pleinement exploitable et vous disposerez alors d'un outil de PKM en-ligne puissant.

Mieux s'organiser : la stratégie du Post-it et du Kanban personnel

Bien loin des outils "à la pointe" qui nous sont proposés aujourd'hui, le Post-it peut devenir tout de même un outil de gestion de l'information très puissant. Simple bout de papier recouvert d'une colle "imparfaite" créée en 1966, le Post-it s'est imposé dans nos bureaux au début des années 80. Au delà de son rôle de bloc-notes repositionnable, le Post-it est exploité de manière très officielle dans divers processus de Gestion de l'Information : brainstorming, gestion de projets, gestion de tâches,...

Pierre Mongin, que l'on connait essentiellement pour ses nombreux livres sur le Mind-Mapping, lui consacre un ouvrage entier. Bien entendu, cet ouvrage ne se limite pas à l'objet en lui-même. Il s'étend aux applications possibles du Post-it, dont le Kanban, bien connu en Gestion de Production, la méthode Agile, en général plutôt orientée développement informatique, etc. Loin d'être une spécialiste du domaine, j'ai assisté récemment à une réunion Agile. J'ai pu constater que le Post-it tenait une place de choix. Sa taille nous oblige à aller à l'essentiel. Sa souplesse d'utilisation permet à chacun d'écrire sur le support pour le poser ensuite au mur. Sa qualité repositionnable permet ensuite de les regrouper par typologie, responsables,...Le projet se dessine ainsi petit à petit de manière visuel et ludique. Assurément pragmatique, "la stratégie du Post-it et du Kanban personnel au bureau et à la maison" est à la portée de tous et les exemples proposés correspondent à de réelles préoccupations personnelles ou professionnelles.

Comme à son habitude, Pierre Mongin saupoudre ici ou là quelques principes théoriques mélangés à des anecdotes toujours intéressantes et parfois surprenantes.

Pour visualiser concrètement les résultats d'une telle organisation chez soi, je vous invite à visiter le blog Agile and Family dont il est également question dans ce livre.

MindMup : le Mind-Mapping libre et résolument collaboratif

Les logiciels de Mind-Mapping en-ligne libres et gratuits ne sont pas légions. WiseMapping et Framindmap restent en effet des exceptions au milieu d'un offre toujours plus grandissante. MindMup, apparu il y a moins d'un an maintenant, pourrait bousculer ce petit monde.

 

Une interface dépouillée

A l'ouverture, MindMup surprend par sa configuration très simplifiée. Située en haut à gauche, la barre de menu est certes en Anglais, mais très accessible aux moins anglophones d'entre nous :

A noter qu'il est possible d'allonger ce menu en ajoutant des éléments par l'intermédiaire des extensions. Pour ma part, j'ai activé les extensions Progress permettant d'indiquer la progression d'une tâche sous forme de branche et Collaboration pour gérer les aspects collaboratifs d'une carte partagée.

Ajoutez une palette de contrôle des éléments de la carte et un menu qui permettra de choisir le support de stockage de votre carte, vous aurez alors l'une des interfaces les plus simples qui puissent exister pour un logiciel de Mind-Mapping. 

L'avantage est donc de pouvoir travailler de manière simple avec des collaborateurs qui ne sont pas forcément très au fait de la technique du Mind-Mapping.

Une personnalisation limitée

Concernant, les cartes, vous ne disposerez pas des pléthores de thèmes et modèles tels qu'on peut les voir sur Mindomo et MindMeister par exemple. La personnalisation des cartes se limite à la couleurs des noeuds (directement à partir du panneau de propriétés ou au travers de l'extension "Progress"). Oubliez donc le choix des polices, des formes des branches, de l'ajout d'images sur vos cartes. La priorité reste le contenu.

Quel que soit le sujet, vos cartes resembleront à ça :

Vous remarquerez qu'il est possible d'ajouter des liens entre les branches (la ligne rouge pointillée sur l'exemple ci-dessus).

S'il n'est pas possible d'ajouter des images directement sur les noeuds, vous pourrez malgré tout les joindre aux Notes ("node attachement") qui ressemblent énormément à celles de Freemind et Freeplane : personnalisation du texte, ajout d'images, de liens,...

Détail important : ajouter des images n'est possible qu'à la condition de sauvegarder la carte sur un support autre que MindMup : Goggle Drive ou Dropbox.
La présence d'un "Node attachement" sera visible grâce au trombone positionné sur le noeud en question :

Priorité au collaboratif !

La grande force de MindMup réside dans son mode collaboratif. Dès l'ouverture d'un fichier, le ton est donné :

 Les fichiers peuvent directement être ouverts à partir de votre compte Dropbox ou Google Drive. Il est également possible d'ouvrir directement un fichier Freemind pour en faire un fichier MindMup.

Si l'aspect collaboratif temps réel vous intéresse particulièrement, vous devrez obligatoirement utiliser Google Drive. C'est en effet sur les API Google que repose ce partage. Sur ce point, la gestion des invitations à partager une carte est on ne peut plus simple. Une fois votre carte créée, vous cliquez sur "Collaboration" puis "Invite collaborators". Vous renseignez l'adresse électronique de la personne invitée qui recevra un e-mail avec un lien. Par la suite, la connexion s'effectuera automatiquement dès l'ouverture de la carte par le collaborateur en question.

Le temps réel est vraiment...temps réel. Une représentation de l'avatar Google sous forme d'image "fantôme" est même visible sur la carte. Cela permet de savoir exactement où intervient, au même instant, le collaborateur :

A qui s'adresse ce logiciel ?

Les inconditionnels de MindMeister ou Mindomo passeront certainement leur chemin. Ces logiciels offrent en effet des fonctionnalités beaucoup plus larges que MindMup, notamment sur le plan Mind-Mapping "pur et dur". Par contre, MindMup devrait séduire les utilisateurs peu (ou pas du tout) habitués au Mind-Mapping. Les fonctions de base, extrêmement simples, suffisent amplement pour partager des informations structurées à distance ou mener un brainstorming rapide et sans fioriture. Si le besoin se fait sentir, il est toujours possible, par la suite, d'exporter les données vers Freemind ou Freeplane pour aller plus loin (mise en forme plus poussée, intégration d'images, de liens,...) directement sur la carte. Les utilisateurs de Freemind et Freeplane trouveront alors ici une bonne alternative pour le partage de leurs documents. 

De plus, sa simplicité pourrait pousser les enseignants à le proposer comme outil de travail collaboratif à l'attention de leurs classes, la seule condition étant de posséder un compte Google. Sauf si vous êtes réfractaire à Google et totalement anglophobe, MindMup sera pour vous une excellente alternative aux outils collaboratifs actuels.

Droptask : le gestionnaire de tâches ultime ?

Droptask n'est pas vraiment nouveau. Développé par une petite équipe de 8 personnes basée à Cardiff au Pays de Galles, ce gestionnaire de tâches en-ligne est disponible depuis plusieurs mois déjà. Si je ne le présente que maintenant, c'est parce qu'il manquait une fonction essentielle pour un gestionnaire de tâches : pouvoir ajouter n'importe quand et de n'importe où de nouvelles données. En effet, si on ne peut utiliser un outil de ce type qu'à condition d'être devant une machine connectée sur internet, l'enregistrement de nombreuses "choses à faire" risque de passer à la trappe. Durant le mois d'Août, l'équipe de Droptask a déserté les plages pour nous proposer des nouveautés et notamment celles de pouvoir se synchroniser avec les outils Google : Contacts, Calendar, Drive...et Tasks. La boucle est donc aujourd'hui bouclée : Google Tasks est également synchronisable, en temps réel ou différé, sur les smartphones Android, via des logiciels comme GTO par exemple.

Donc si vous connaissez Droptask mais que vous n'avez pas suivi son actualité ou que vous le découvrez seulement maintenant (comment est-ce possible ?!), cet article est fait pour vous.

Des ronds, des ronds, des ronds !!!

Des gestionnaires de tâches, il en existe des dizaines. Plus ou moins complets, complexes, payants, collaboratifs,...La particularité de Droptask est d'être un véritable outil basé sur le principe de la  "pensée visuelle" tout en étant un gestionnaire de tâches puissant...et gratuit !

Ainsi, les tâches ne sont pas affichées sous forme de liste, mais d'ensemble de cercles et de disques :

 Chaque disque (ceux avec du texte à l'intérieur) représente une tâche. Ces tâches peuvent être intégrées dans cercles (nommés "group", avec le texte écrit sur le bord) qui deviennent alors des entités à part entière constituées de plusieurs tâches. 

A titre d'exemple, focalisons-nous sur le groupe Wordpress :

Le groupe Wordpress contient une tâche et un autre groupe nommé "Widget". Je peux à nouveau resserrer sur ce dernier en cliquant à l'intérieur du cercle :

A ce stade, il est encore possible de  visualiser le contenu des cercles inscrits, comme "créer une page formulaire" :

Pour créer une tâche ou un groupe, il suffit d'effectuer un glisser-déplacer de l'élément voulu à partir des items situés en haut et à droite de l'écran vers la zone de travail :

Vous devrez alors nommer votre tâche ou votre groupe et personnaliser la couleur.

Coller des étiquettes

A ce stade, vous aurez organisé la structure de la liste de vos tâches. Mais il est possible bien-entendu d'ajouter de nombreux éléments de personnalisation. Dès que vous sélectionnez une tâche, une fenêtre s'ouvre à droite vous permettant d'ajouter des propriétés à la tâche :

A partir des icônes situées en haut de cette fenêtre, vous pourrez :

- affecter une date cible. Sachez que vous pourrez ensuite être averti régulièrement (tous les jours, toutes les semaines,..) par e-mail lorsqu'une tâche non terminée sera dépassée. La date apparaît alors en bas du disque. La récurrence est également possible.

- affecter une ressource. Droptask étant collaboratif, vos contacts pourront être alors rattachés à une ou plusieurs tâches. La gestion des ressources s'effectue dans le panneau gauche de l'écran. Il suffit d'ajouter les adresses e-mail au projet.

- ajouter un ou plusieurs signets (ou tags). Ces tags sont particulièrement utiles pour définir des caractéristiques transverses à chacune des tâches. Ce sont les contextes par exemple, connus dans la méthode GTD (@maison, @ordinateur,...) permettant de sélectionner les tâches en fonction de l'outil ou du lieu nécessaire pour les traiter. Une étiquette apparait sur la tâche (@en-ligne dans notre exemple, sachant qu'il est possible d'en ajouter plusieurs)

- joindre un fichier. Il peut s'agir d'un fichier local, mais Droptask permet également de créer un lien vers un fichier placé sur vitre Drive ou Dropbox. C'est idéal dans un contexte collaboratif

- ajouter des sous-tâches aux tâches. Ces sous-éléments n'apparaîtront pas sous forme de disque sur le plan de travail mais seront malgré tout visibles au niveau de la tâche "mère" au travers d'un cadran. Dans l'exemple ci-contre, 3 sous-tâches ont été ajoutées à "mettre à jour les pages". 2 d'entre elles ont été traitées, visible autour du disque.

- convertir la tâche en groupe : c'est une alternative à la fonction précédente si vous souhaitez faire apparaître les sous-tâches comme les autres, sur le plan de travail.

- ajouter un statut : fonction très classique pour un gestionnaire de tâches (non démarrée, en cours, achevée ou en pause)

- définir une priorité (aucune, élevée ou très élevée) qui apparaîtra sous forme d'un cachet sur la tâche ("very high" en rouge dans l'exemple ci-dessus).

- effort : cet élément est à la fois intéressant et original. En effet, une tâche peut-être urgente, planifiée et affectée, mais il est rare de pouvoir faire apparaître l'énergie nécessaire pour l'accomplir. Ce n'est pas toujours quantifiable. En attribuant un niveau d' "effort" à une tâche, vous aurez une information visible de cette particularité au travers de la taille du disque correspondant à cette tâche.

Dans l'exemple ci-dessous, les deux tâches ont exactement les mêmes caractéristiques. Mais j'imagine que "mettre à jour les pages" nécessite plus d'énergie que de "commander une pizza". En affectant les niveaux d'effort correspondant, le résultat visuel est celui-ci :

- Description et commentaires : vous pourrez enfin ajouter des éléments textuels divers, comme des liens hypertextes par exemple.

Filtrer pour voir et savoir

Il est donc possible de greffer sur une tâche une multitude d'informations annexes à la tâche proprement dite. Si votre plan de travail contient énormément de tâches, vous perdrez en lisibilité. Heureusement, vous pourrez appliquer des filtres qui vous permettront de mettre en évidence les éléments correspondant. La fenêtre de filtres est accessible via un bouton situé en bas à droite de l'écran :

Les filtres peuvent agir sur tous les éléments (signets, texte, ressources, priorité,..) et sont cumulables. Concrètement, les tâches correspondantes restent visibles et celles qui ne correspondent pas aux critères sont réduites sous forme de points illisibles...mais pas invisibles ! Le critère défini pour l'exemple ci-dessous porte sur le signet @téléphone :

J'espère que cet article vous a convaincu : Droptask est une véritable réussite, tant sur le plan visuel que fonctionnel. Depuis l'intégration des outils Google, il offre toutes les caractéristiques d'un excellent gestionnaire de tâches et même gestionnaire de projet complet, avec, cerise sur le gâteau, un mode collaboratif très intuitif. L'aspect visuel n'est pas une fioriture. Il obéit à quelques règles de base qu'on retrouve par exemple dans le mind-mapping :

- vision "de loin" et "de près" : à n'importe quel moment, il est possible de jeter un rapide coup d'oeil planant sur l'ensemble des tâches puis de se focaliser sur tout ou partie au travers d'un zoom sélectif ou de filtres. C'est pratiquement impossible avec un outil linéaire, comme Toodledo par exemple.

- colorés, les groupes se distinguent les uns des autres facilement.

- chaque item (date cible, ressource, signet,...) possède son propre mode de représentation (étiquette sur le côté, niveau d'avancement à l'intérieur,..). Ces items sont donc facilement identifiables.

La conception de ce logiciel n'est pas le fruit du hasard. Chaque élément a été mûrement réfléchi. Parmi les membres de l'équipe, certains ont travaillé (ou travaillent toujours !) sur le développement de iMindMap dont Chris Griffiths qui en fut à l'origine.