Droptask 2 : le grand retour du gestionnaire de tâches visuel

Il y a quelques années, Think Productivity, société galloise, jetait un pavé dans la mare en proposant un applicatif en-ligne permettant de gérer, de manière très complète, ses propres tâches : Droptask. Les items visuels étaient omniprésents et minutieusement pensés. Aujourd'hui, Think Productivity, à qui l'on doit également iMindMap, propose une version plus évoluée et plus complète. Cette évolution a-t-elle nuit à la prise en main quasi instinctive de la première mouture ? C'est ce que je vous propose de voir dans ce test.

L'idée de représenter les informations sous forme de petite "bulles" plus ou moins connectées n'est pas nouvelle. Je me souviens de GoalEnforcer ou, plus récents, Mindly ou Mohiomap (oui, je sais, il y en a d'autres !). Chacun de ces logiciels est adapté pour un domaine particulier. Droptask est consacré à la gestion des tâches, permettant même de gérer de petits projets, de manière très "visual thinking". Bien qu'il ne soit pas encore traduit en Français, son ergonomie est suffisamment bien pensée pour vous en dispenser. Multiplateforme, ce logiciel est disponible en-ligne, sur poste (Windows ou Mac) et sur Smartphone. D'ailleurs, un billet spécifique sur la version Smartphone sera rédigé ultérieurement. Droptask est donc très connecté et ouvert si on tient compte de ses fonctions collaboratives (j'y reviendrai plus tard)

L'interface et les premiers pas

Comme tous les logiciels destinés à représenter des informations de manière visuelle, l'espace de travail prend l'essentiel de l'espace

Pour créer une tâche, il suffit de glisser puis déposer une "goutte" (traduction de "Drop" !) située en haut à gauche vers l'espace de travail puis de la nommer. Vous pouvez faire de même avec la "goutte" "category". Une catégorie est un ensemble de tâches de même nature qu'il vous appartient de définir : Pierre, Paul, Jacques ou Logistique, Marketing, Commercial,....

Une tâche peut-être déplacée, par glisser-déposer, dans toute les catégories présentes sur le plan de travail :

"partir des idées pour les structurer" prend alors tout son sens. Vous pouvez "balancer" toutes les tâches sur le plan de travail puis de les structurer de manière logique pour bâtir un véritable projet.

Voici un exemple bien réel, créé en quelques minutes de réflexion collective :

Vous remarquerez qu'il est possible de créer plusieurs niveau de catégories. De plus, il est possible d'ajouter des liens de subordination d'une tâche par rapport à une autre, bien qu'il n'y ait aucun contrôle de cohérence par la suite. Il est possible de zoomer en cliquant dans une catégorie particulière ou sur une tâche. Vous avez obtenez alors une vision globale ou précise selon vos besoins du moment...comme en Mind-Mapping !

Bien entendu, chacune des "gouttes" peut se voir affecter des propriétés accessibles en cliquant dessus.

Progression : ce traduira par un trajet plus ou moins important sur le périmètre de la "goutte"

Importance : un drapeau de couleur différence selon le niveau est ajouté

Urgence : idem, mais c'est un éclair qui apparaitra (et hop ! une matrice d'Eisenhower revisitée !)

Effort : notion importante et souvent ignorée dans les gestionnaire de tâches classiques. Cela se traduira par une taille de goutte proportionnelle à l'effort renseigné.

Affectation : qui, parmi les membres du projet, a ou ont la charge de cette tâche

Dates : début et/ou fin

Activité, permettant d'assurer la traçabilité des modifications de cette tâche.

Voici donc, côte à côte, deux gouttes : l'une, brute, sans élément ajouté et l'autre revêtant toutes les propriétés citées précédemment :

D'autres éléments complémentaires peuvent être ajoutés à chacune des tâches comme des notes, des rappels (utiles si Droptask est également installé sur votre smartphone), des tags, checklist,....

Un filtrage plus abouti

une évolution majeure de cette version Droptask est sa fonction de tri enrichie. Il est en effet désormais possible de sélectionner dans le filtre à peu près tout les éléments présents à l'écran (test, niveau d'urgence, d'importance, tags,...) et de les combiner entre eux, toujours de manière visuelle. Ce bandeau, présent en bas de l'écran vous permettra de visualiser les tâches urgentes non démarrées, les tâches peu importantes confiées à Jean,...Une vraie réussite ! Les catégories restent visibles pour un meilleure repérage.

4 écrans de visualisation

Outre le mode "canvas" présenté précédemment, Droptask propose un mode "Worlflow". Les tâches sont toujours réprésentées sous forme de "gouttes", les catégories sont conservées ainsi que propriétés qui leur sont rattachées, mais dans le mode "workflow" elles sont rangées par catégorie de manière assez classique.

Si cette représentation rassurera les plus réfractaires au mode par défaut, on perd la vue générale  dans tâches à traiter.

le mode "list" présente quant à lui les tâches, non pas regroupées par catégorie mais par degré d'urgence et sous forme de liste

Enfin, la vue "completed" vous permet de visualiser les actions terminées dans un calendrier horizontal, le jour le plus récent étant à gauche de l'écran. Ainsi, une tâche terminée disparaît des vue "canvas" et "workflow" pour réapparaître dans la vue "completed". C'est parfait lorsqu'on utilise Droptask comme simple gestionnaire de tâches, mais il peut être intéressant (voire indispensable) de garder visible ces tâches terminées. Ceci aurait pu être géré par le gestionnaire de filtres présenté précédemment. Mais je crois que ce petit manque est sur le point d'être pris en compte...

Partage sur le Web : au top !

comme tout bon logiciel en-ligne qui se respecte, Droptask communique sur d'autres plateformes que la sienne. 

Je n'ai pas tout testé, mais sachez par exemple que chaque projet Droptask créera automatiquement un nouvel agenda dans Google Agenda si vous le souhaitez, faisant ainsi apparaître les tâches dans votre emploi du temps Google. De même en adressant un mail à l'adresse task@droptask.com, une nouvelle tâche sera créée, avec pour objet le sujet du message (et dans la mesure, bien entendu, que l'adresse mail utilisée corresponde à celle connue de Droptask). Il vous sera également possible de lier une tâche à un fichier enregistré sur Google drive ou Dropbox. Bref, vous l'aurez compris, Droptask offre sur ce point un panel de fonctionnalités très intéressantes et productives.

Bien entendu, la grande force de Droptask reste le travail collaboratif. Pour travailler à plusieurs sur un même projet, il suffit d'inviter d'autres utilisateurs. Selon les droits que vous leur attribuerez, ils pourront créer des tâches, administrer le projet ou tout simplement voir la situation. A l'instar de logiciel tels que Mindomo ou MindMeister (dans le registre Mind-Mapping) ou tout simplement les outils bureautiques en-ligne, toutes les modifications effectuées sont mises à jour en temps réel et immédiatement visibles de tous les acteurs du projet.

Conclusion

Droptask continue sur sa lancée de gestionnaire de tâches, et même de projets, tout à fait hors normes. L'ergonomie est une vraie réussite. Il faut très peu de temps pour s'habituer au système de "gouttes" et son mode de visualisation générale du projet ou focus sur une une portion est très proche de la philosophie Mind-Mapping. Le système de filtres combinables est intelligemment pensé et permet d'envisager beaucoup de scenarii différent. La version gratuite et largement suffisante pour une utilisation personnelle. Pour avoir accès aux fonctionnalités de la version Business, il vous en coûtera environ 7€ par mois. Gros point noir aujourd'hui : Droptask n'est malheureusement pas encore traduit en Français. Mais nul besoin d'être un anglophone averti pour pouvoir l'utiliser.

Mémoriser sans peine de X. Delengaigne - 2e édition

Pour la plupart d'entre nous, les vacances d'été ne sont plus qu'un vague souvenir...avec la rentrée, notamment scolaire, se pose la question de l'organisation des élèves et étudiants autour de leur travail. aller en cours est une chose, mais s'organiser pour apprendre au mieux ces cours en est une autre. Mais la nécessité de mémoriser ne se limite pas aux écoliers et étudiants. Au quotidien, au bureau, se souvenir que tel sujet a été abordé lors d'une réunion précédente peut faire gagner beaucoup de temps. Se souvenir que les phases B et D d'une procédure requièrent une vigilance particulière peut limiter les accidents de travail,...

La deuxième édition de "Mémoriser sans peine" de Xavier Delengaigne (InterEditions) arrive donc au bon moment.

Face au succès de la première édition, l'éditeur et l'auteur ont décidé d'actualiser le contenu en ajoutant quelques éléments, comme la mémorisation à partir d'une carte heuristique.

Globalement, ce livre est scindé en deux parties équilibrées. La première est consacrée au fonctionnement de la mémoire et, en premier lieu bien entendu, à celui du cerveau. Comment fonctionne la mémoire et comment appréhender l'information pour optimiser les chances de la mémoriser sont les éléments clés de cette première partie. Dans un style très accessible, les différents types de mémoire sont abordés tous comme les principes de base favorisant la mémoire : la visualisation, l'association, les émotions, la compréhension,...

Tout naturellement, sur la base de ces éléments, les outils visuels Croque Note (ou Croquinote ou SketchNoting) et le Mind-Mapping sont alors présentés dans la seconde partie et décrits avec un objectif : comment les exploiter pour optimiser la mémorisation des informations ? Ces outils combinent l'ensemble des éléments permettant d'améliorer considérablement notre capacité de mémorisation : synthèse, structure, relation, association (couleur, mot, dessin,...). Ce sont des outils "cerveau-total' donc adaptés dans ce domaine. Mais avant cela, le fait de créer une carte, de générer des idées extraites de votre cerveau ou d'un texte et de les organiser entre elles selon une structure qui vous appartient, c'est déjà commencer à mémoriser !

Ce livre est donc une mine d'informations mais aussi d'exercices qui vous permettront de vous lancer dans l'utilisation, entre autres, du Mind-Mapping pour mémoriser les informations dont vous avez besoin au quotidien. Mais il n'est pas une fin en soit, simplement un début qui a le mérite de vous mettre sur la voie. Ensuite, comme l'indique Xavier Delengaigne lui-même : "pratiquez, pratiquez, pratiquez !"

Xmind 7.5, l'entrée dans une nouvelle ère

Le début de l'été nous a permis de découvrir la nouvelle version de Xmind dont les principales évolutions concernent l' "ouverture sur l'extérieur". C'est un objectif constant chez Xmind. Dès les premières versions, les scripts d'importation et d'exportation intégrés dans Xmind étaient nombreux : image, suites office, MindManager, Freemind, pdf,...même si certains de ces scripts n'étaient disponibles que dans la version payante. Depuis peu, il était même possible d'exporter vers la plateforme Biggerplate et le mastodonte du système de "mémorisation de l'information", Evernote.

Dans sa dernière version, la 7.5, Xmind rafraîchit les modules d'exportation vers les réseaux sociaux (y compris le sien) mais propose également une nouvelle application : un Xmind en-ligne. Reste à voir ce qu'elle propose....

Les partages s'étoffent...

Jusqu'à la version 6, il n'était possible de partager les cartes Xmind que sur sa propre plateforme xmind.net et sur le réseau local, via le protocole Apple Bonjour. Désormais, le partage est plus complet et accessible via une interface totalement retravaillée et accessible par le menu Fichier/Partager :

Quel que soit le choix effectué, la carte partagée sera tout d'abord copié sur la plateforme Xmind.net et un lien avec le réseau social sélectionné sera créé avec une publication immédiate.

Xmind on the Cloud !
La grosse nouveauté de cette version est la possibilité désormais de pouvoir éditer ses propres cartes Xmind dans un "Xmind en-ligne" qui est, pour le moment, ultra-simplifié. L'accès est toutefois réservé aux bénéficiaires de la licence Pro.
La première étape consiste à publier les cartes via le menu Fichier/Xmind Cloud. Une interface spécifique apparaît alors.

Cliquez sur l'icône 

Vous pouvez maintenant sélectionner le fichier Xmind à exporter vers le Cloud d'Xmind.

Dans votre navigateur, vous pouvez désormais accéder aux cartes fraîchement téléchargées. L'interface d'accueil de "Xmind en-ligne" est minimaliste. un signe "+" pour créer une nouvelle carte et la liste des cartes importées ou créées juste dessous, sous forme de vignette.

La carte ouverte correspond, bien heureusement, en tout point à la carte importée d'Xmind. 

A partir de là, n'espérez pas disposer de toutes les fonctionnalités du logiciel pour PC. En effet, au niveau édition, seuls l'ajout de branches, "relations", nuages et "parenthèses" sera possible.

 A première vue donc, la proposition d'Xmind en-ligne parait frustrante. Toute modification d'une carte "en-ligne" devra nécessairement être accompagnée d'un remise en forme dans Xmind, version "hors-ligne". Toutefois, il convient d'être indulgent. Avec cette version en-ligne, Xmind marque un tournant dans sa stratégie. Se cantonner à une version hors-ligne seule est un pari risqué. On voit ici que le souci majeur des équipes d'Xmind est d'assurer une cohérence hors-ligne/en-ligne avec un système de synchronisation des cartes très transparent. 

Une version 8 d'Xmind est en cours de développement. Espérons qu'elle améliore encore ce premier essai. Et je sais déjà que cette version 8 proposera des nouveautés très attendues !

Freeplane 1.5 : les nouveautés

Dans cette nouvelle version, Freeplane ne se limite pas à quelques améliorations cosmétiques. De nombreuses améliorations réelles sont apportées. Dans cet article, je me limiterai à présenter celles qui ont, à mon sens, l'impact le plus important pour les utilisateurs les plus courants. Cette présentation est basée sur la version 1.5.9 RC (Release Candidate).

Accès aux icônes et panneau de proriétés

la première chose qui attire le regard à l'ouverture de Freeplane est la présence de petites flèches de part et d'autre de l'écran. Celles-ci servent à masquer ou afficher les icônes (côté gauche) et le panneau de propriétés (côté droit), centre névralgique de la mise en forme manuelle des noeuds de la carte. C'ets une petite amélioration pour l'accès à ces éléments pour les accros de la souris !

Le panneau de propriétés, justement !

De nombreux éléments de personnalisation ont été ajoutés, à commencer par les couleurs de lignes automatiques. Depuis la première version de Freeplane, il existe un style automatique prédéfini et paramétrable qui affecte un style (couleur, taille de police,...) à un noeud selon sa position sur la carte. Cette nouvelle fonctionnalité va seulement agir sur la couleur du noeud selon sa position sur la carte d'une part, mais également selon le choix de mise en valeur des noeuds.

Concrètement, si on sélectionne "pour les branches", le résultat final sera celui-ci :

Cette mise en forme permet d'insister sur le caractère "différenciant" des séries de branches : 3 branches principales de 3 natures d'information différentes.

En sélectionnant "pour les niveaux", la couleurs sera différente selon la hiérarchie de la branche sur la carte. Cette présentation permet de faire ressortir l'aspect systémique des informations :

Il est tout à fait possible de changer de propriété à tout moment. Cela s'appliquera sur l'ensemble de la carte.

Vous pouvez également modifier les écarts entre des noeuds frères.

Comme l'indique le libellé, le paramétrage s'opère sur le noeud père et ne s'applique qu'à ses fils. Cela permet d'affecter des écarts variables sur une même carte.

Cette opération était jusqu'à présent possible manuellement, mais nécessitait une certaine expertise acrobatique !

Autre nouveauté, certainement très attendue : le nombre de formes applicables aux noeuds a été augmentée :

Comme vous pouvez le constater, Freeplane ne se limite plus aux "bulles" et "fourches" et a introduit de nouvelle formes. Cela permettra un meilleur repérage des informations (nature de l'info, importance,...) mais oblige également une plus grande discipline. Important à signaler : ces formes de noeud sont également applicables au coeur. Les cartes Freeplane pourront désormais avoir autre chose qu'un "ovale" dans leurs centres !

Outre les formes de noeuds, il est également possible de modifier les marges entre le texte et la forme sélectionnée :

Là encore, selon l'objectif à atteindre, la carte pourra voir un aspect plus ou moins aéré :

Toujours sur les mises en forme, les attributs ont été intégrés dans la gestion des styles. Cela permet de sortir du modèle auquel on était habitué :

Freeplane clone !

Je terminerai enfin cette rapide présentation par l'intégration des noeuds "clones". Cette fonctionnalité est apparue pour la première fois dans une version de Freemind et est désormais intégrée dans Freeplane. Pour créer un clone, rien de plus simple : Control+C pour copier le noeud d'origine puis Control+D à l'endroit où l'on souhaite insérer le clone. Si cette fonction vous intéresse, je vous invite à lire un billet que j'avais écrit il y a tout juste 2 ans.

Voilà donc, rapidement ce que vous trouverez dans cette nouvelle version 1.5. Freeplane mûrit, et propose de plus en plus de choix de personnalisation et de manière très fine. La contrepartie est d'adopter une discipline rigoureuse lors de la création des cartes pour maintenir un résultat cohérent !

Il existe de nombreuses nouveautés que vous pourrez décourir dans la carte "What's New" livrée avec Freeplane au téléchargement.

Et comme nous sommes le 02 Juin, je souhaite un très bon anniversaire à M. Tony Buzan ;-) !

Sozi : osez la présentation libre !

J'ai déjà parlé à plusieurs reprises de Sozi dans de précédents billets. Il s'agit d'un logiciel de création d'animations libre et gratuit d'un genre tout à fait particulier. Une nouvelle version est disponible depuis peu. C'est l'occasion ici de la découvrir.

Le principe

Pour créer ses animations, Sozi se base sur des fichiers .svg. Il s'agit de fichiers graphiques vectoriels (par opposition au bitmap). Le gros avantage du format svg est qu'il est zoomable à l'infini, puisque les dessins ne sont pas constitués de points mais de vecteurs. Donc finies les images pixelisées ! Dans ses premières versions, Sozi n'était qu'un "greffon" de Inkscape, logiciel libre et gratuit lui aussi de création de dessins vectoriels. Donc pour l'utiliser, il fallait à la fois connaître quelques rudiments d'Inkscape et les propriétés de Sozi. Aujourd'hui, Sozi évolue dans sa propre interface dépouillée et parfois déroutante, mais extrêmement simple d'utilisation.

Sozi et Mind-Mapping ?

...ou plutôt Sozi et présentation. En effet, j'ai déjà eu l'occasion de l'écrire, ici ou ailleurs, seul ou à plusieurs : il existe peu de différences entre l'esprit du Mind-Mapping et les présentations réussies (les fameuses séances de PowerPoint). Dans les deux cas, on doit aller droit au but, bien structurer ses informations, rendre visiblement les liens entre elles, les effets, les conséquences,...D'ailleurs bons nombres de logiciels de Mind-Mapping proposent d'exploiter les Cartes Heuristiques comme support de présentation : MindMeister et Mindomo (très bons dans ce domaine, notamment Mindomo largement en avance sur son temps, puisqu'il intégrait déjà un module de présentation il y a 4 ans !), Xmind (plutôt bon, même s'il faut s'entraîner avant), MindManager (plutôt bof), Freeplane (plutôt bon, mais pas toujours simple à mettre en oeuvre).

Avec Sozi, vous pourrez créer des présentations style MindMeister ou Mindomo en un minimum d'efforts...sauf que votre logiciel préféré doit pouvoir exporter votre carte au format .svg. le monde étant bien fait, c'est une possibilité offerte en standard par Freemind et Freeplane et, en version Pro, par Xmind.

Le pas à pas

L'exemple qui suit est basé sur une exportation .svg d'une carte Xmind (donc disponible dans sa version Pro).

Il convient tout d'abord de télécharger Sozi et de l'installer sur votre machine. Comme chacun le sait, les développeurs de logiciels libres manquent cruellement de stratégie commerciale : Sozi est disponible pour une même version, pour Windows, MacOS et Linux.

Une fois le logiciel installé et lancé, vous devez indiquer le chemin du fichier .svg à exploiter. Préférez d'ailleurs une carte avec un fond blanc, moins perturbant lors de l'animation. L'interface se découvre enfin :

La première chose à régler est le format de la diapositive :

Adaptez-le à votre appareil de projection (la plupart du temps, 4/3 ou 16/9)

Le principe de Sozi est de partir de ce qui est visible à l'écran pour en créer une diapositive.

En ce qui nous concerne, nous allons prendre l'ensemble de la carte comme point de départ pour donner aux participants une vue d'ensemble des sujets abordés lors de la présentation. Pas grave si le contenu n'est pas lisible. L'objectif est que chacun distingue les différents points. Nous allons donc laisser la carte telle qu'elle est présentée ici.

Il convient maintenant de signifier à sozi qu'il s'agit de notre première diapositive. Cliquez alors sur le signe "+" au dessus de "ajouter un calque" :

Il faut ensuite passer sur le coté droit de l'interface :

Le plus important est de définir le nom de la diapo et le délai de présentation avant de passer à la diapo suivante (si l'animation est déroulée en automatique). En décochant cette option, le passage d'une diapo à l'autre se fera automatiquement.

En dernier lieu, il convient de définir, si vous le souhaitez, les effets de transition. Ils sont gérés dans la fenêtre située juste en dessous :

Dans cette fenêtre les éléments essentiels à définir sont la durée de la transition (plus elle est longue plus la transition s'effectue lentement) et le style de transition. Un conseil : restez simple !

C'est fini ! votre première diapo est créée.

Pour passer à la deuxième (par exemple un focus sur une branche de premier niveau avec ses sous-branches), créez un nouveau calque d'abord, puis manipulez votre image à l'aide des boutons situés sous l'image de votre document :

Il est possible de déplacer, zoomer, pivoter et rogner le support afin qu'il occupe tout l'espace que vous aurez défini pour cette partie de document.

En dernier lieu, enregistrez votre travail :

Sozi va alors créer deux fichiers un .html et un .json :

Il vous suffira alors de lancer le fichier .html qui s'ouvrira dans votre navigateur. En mode plein écran (généralement F11 sur les PC), aucune pollution visuelle ne viendra perturber votre présentation.

Les limites

Il existe d'autres fonctionnalités annexes, dont l'intérêt reste encore à vérifier. Mais en suivant ce tutoriel basé seulement sur les fonctions les plus communes de Sozi, il est possible de créer facilement et rapidement des présentations efficaces. 

D'autre part, sur un PC doté d'une carte graphique un peu faiblarde, les effets de transition sont plutôt saccadés. D'où la consigne de rester simple et de ne pas se lancer dans des cumuls de zoom et translations.

Les domaines d'application

C'est l'outil idéal pour transformer une carte en support de présentation. Si vous alimentez une carte de manière régulière (un suivi de projet par exemple), à n'importe quel moment vous avez la possibilité de bâtir une présentation focalisée sur les points que vous souhaitez. Quel gain de temps ! finis les copier/coller plus ou moins heureux de Word vers PowerPoint ! Sélectionnez les informations directement sur votre support de gestion !

Sozi se positionne aujourd'hui clairement en concurrent de Prezi sur le principe. Certes, Prezi offre une interface et une convivialité peut-être mieux définie. Mais Sozi reste gratuit (Prezi vous reviendra à 50€/an minimum, avec encore des limites) et vous restez maître de vos informations. Bien entendu, la présentation générée étant un fichier .html, vous pourrez sans aucun problème le publier sur un site, via FTP, comme ICI.

Managez avec le Mind-Mapping

Pour écrire cet ouvrage, Xavier Delengaigne s'est associé à Patrick Neveu, Carolina Vincenzoni et Franco Masucci, ces trois derniers faisant partie de la société Signos, spécialisée en management visuel.

Ce livre aborde de manière graduelle les différentes thématiques du Mind-Mapping applicable au Management. 

Après une introduction au Mind-Mapping destinée au débutants ou à ceux qui ne maîtrisent pas encore totalement les règles de la discipline, une présentation rapide mais très didactique est faite sur Mindomo, Xmind et MindManager. Ces trois logiciels offrent en effet un potentiel d'exploitation intéressant dans le domaine du Management : collaboration, présentation, suivi de projets,....

Mais le coeur de l'ouvrage est totalement dédié aux techniques de Mind-Mapping adaptées au Management. Que ce soit pour la conduite de projets, les processus de décision, la communication, la formation,...Vous vous apercevrez (si ce n'est pas déjà le cas !) que le Mind-Mapping est finalement un outil complètement modulable.

La démarche est simple mais elle ne demande qu'à s'étoffer avec vos propres expériences ou organisations.

Je conseille vivement ce livre à ceux qui pratiquent déjà le Mind-Mapping mais qui ne savent pas nécessairement comment exploiter l'outil de manière efficace et adaptée. Il gagneront en temps et en efficacité en suivant les conseils de ce livre. Pour les autres, c'est l'occasion d'utiliser de manière concrète la discipline pour répondre à leur problématique quotidienne dans le domaine du Management.