Managez avec le Mind-Mapping

Pour écrire cet ouvrage, Xavier Delengaigne s'est associé à Patrick Neveu, Carolina Vincenzoni et Franco Masucci, ces trois derniers faisant partie de la société Signos, spécialisée en management visuel.

Ce livre aborde de manière graduelle les différentes thématiques du Mind-Mapping applicable au Management. 

Après une introduction au Mind-Mapping destinée au débutants ou à ceux qui ne maîtrisent pas encore totalement les règles de la discipline, une présentation rapide mais très didactique est faite sur Mindomo, Xmind et MindManager. Ces trois logiciels offrent en effet un potentiel d'exploitation intéressant dans le domaine du Management : collaboration, présentation, suivi de projets,....

Mais le coeur de l'ouvrage est totalement dédié aux techniques de Mind-Mapping adaptées au Management. Que ce soit pour la conduite de projets, les processus de décision, la communication, la formation,...Vous vous apercevrez (si ce n'est pas déjà le cas !) que le Mind-Mapping est finalement un outil complètement modulable.

La démarche est simple mais elle ne demande qu'à s'étoffer avec vos propres expériences ou organisations.

Je conseille vivement ce livre à ceux qui pratiquent déjà le Mind-Mapping mais qui ne savent pas nécessairement comment exploiter l'outil de manière efficace et adaptée. Il gagneront en temps et en efficacité en suivant les conseils de ce livre. Pour les autres, c'est l'occasion d'utiliser de manière concrète la discipline pour répondre à leur problématique quotidienne dans le domaine du Management.

Freemind/Freeplane : pour en finir avec le déplacement des noeuds

Même si Freemind et Freeplane sont d'excellents logiciels de Mind-Mapping, il faut bien avouer qu'ils ne sont pas toujours des modèles d'ergonomie. Pour les néophytes, un premier problème survient rapidement : comment faire pour déplacer des noeuds ? En effet, rares sont les cartes structurées de manière idéale dès le premier jet. Passer un noeud de la gauche vers la droite du coeur, derrière un noeud, au-dessus d'un autre,... sont autant de besoins basiques au même titre que l'insertion de nouveaux noeuds. Ce problème représentent 8 sollicitations sur 10 parmi mes courriels !

Ce n'est pas "évident". Tant qu'on n'a pas vu faire, on ne saura pas faire ! Ce billet est donc destiné à celles et ceux qui s'arrachent les cheveux devant leur écran.

Ce qu'il ne faut pas faire

Devant chaque noeud, une ellipse apparait au passage de la souris. En maintenant appuyé le bouton gauche de la souris  et en la déplaçant, vous pourrez déplacer le noeud.

 

Mais cette manipulation n'a qu'une utilité esthétique : écarter les noeuds les uns par rapport aux autres pour une meilleure visibilité ou mettre à l'écart l'un d'eux pour signaler une spécificité. Mais ce type de déplacement ne permet pas de réviser la structure de votre carte. D'ailleurs, voilà ce qui se passe lorsqu'on déplace un noeud de droite vers la gauche de cette manière :

Vous vous retrouverez alors avec un noeud "contrarié" : son emplacement naturel est à droite et on le déplace vers la gauche sans modifier la structure. Les noeuds fils continuent à s'ouvrir vers la droite : pas bon ! d'ailleurs, à partir d'un certain niveau de déplacement, l'ellipse se teinte en rouge, signe d'alerte : ne dépassez pas cette limite.

Passer un noeud de la droite vers la gauche du coeur

 Saisissez le noeud à déplacer et déplacez-le vers la gauche, en pointant à l'intérieur du coeur. La présence d'un dégradé gris (de la gauche vers la droite) vous invite à relacher la souris. Le transfert est effectué :

Passer un noeud de la gauche vers la droite du coeur
C'est la même manipulation, mais dans l'autre sens

Passer un noeud derrière un autre noeud
Là également, c'est la même manipulation, mais effectuée au niveau d'un noeud, et non du coeur

Passer un noeud au dessus d'un autre noeud

Le principe reste le même. Mais plutôt que d'amener le noeud à déplacer vers la gauche (ou la droite, selon la position du noeud par rapport au coeur), il convient de relâcher le bouton de souris plutôt vers le haut du noeud destination. Le dégradé ne va plus de gauche vers la droite (ou de la droite vers la gauche), mais de haut en bas

Plus aller plus loin
Je rappelle que Freemind et Freeplane sont totalement pilotables au clavier. Tous ces mouvements de noeuds n'échappent pas à cette règle. Les raccourcis sont accessibles dans le menu Navigation

Mindly : structurez vos infos dans des bulles !

Vous connaissiez Pearltrees, spécialisé dans le recensement et la structuration de sites Internet. Peut-être avez-vous déjà utilisé GoalEnforcer. Vous gérez éventuellement votre activité avec Droptask. Arrive maintenant un nouveau logiciel de représentation visuelle de l'information sous forme de bulles (ou billes, cercles,...à vous de choisir) : Mindly. Exclusivement réservé aux appareils Android et iOS, Mindly apporte une certaines intelligence au genre. Grâce à son ergonomie parfaitement imaginée, cet outil est totalement utilisable en édition sur un smartphone. Toutefois, son exploitation sera limitée au recensement et à la structuration des informations. Donc pas de gestion de ressources, de calendrier,...

Il peut cependant remplacer très avantageusement votre traditionnel gestionnaire de tâches. D'ailleurs, parmi les témoignages des utilisateurs satisfaits, il en est un dont l'avis fait foi :

 L'écran d'accueil est sobre. Il présente une carte existante et un cercle "+" qui vous permet de créer votre première carte.

La première chose à faire est de nommer le coeur. Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire d'une taille plus que respectable.

Mindly propose, sur un deuxième onglet, de choisir votre palette de couleur. Cela peut paraitre un détail, mais la couleur vous permettra de mieux repérer certaines informations si la carte est de grande taille et le texte presque illisible. Notez que vous pouvez également affecter une icône à ce coeur, comme à tout élément de la carte. appuyez ensuite sur le bouton situé en haut et à droite de cette fenêtre pour valider

 Le coeur est créé. Vous pouvez maintenant ajouter des éléments autour, en cliquant sur les petits "+" situés le cercle gris autour de ce coeur. Les propriétés de formatage sont les mêmes que sur l'image précédente

 

 Cliquez sur l'une des "bulles" pour accéder à ses éléments "fils" ou pour en ajouter, toujours sur ce même cercle. Si l'élément sélectionné n'est pas le coeur, la "bulle" mère est visible dans le coin supérieur gauche de l'écran

 

Si le nombre d'éléments autour du rond central est trop important, la "roue" s'agrandit, masquant ainsi une partie du contenu. Il suffit alors de la faire tourner pour accéder à l'élément souhaité

Si vous constatez qu'un élément n'est finalement pas à sa place, un déplacement est possible : un appui long pour le sélectionner puis un déplacement vers une autre bulle de même niveau ou au niveau supérieur, en l' "amenant" vers sa bulle "mère" puis en la déplaçant où on souhaite. Vous pouvez soit déplacer, soit copier l'élément.

En cliquant sur le  bouton, très discret, en haut à droite de l'écran, il est possible d'intégrer des éléments. Mindly propose d'insérer des images déjà existantes ou de capturer des photos

Vous noterez la présence de l'option "Ajouter un lien". Il ne peut malheureusement s'agir que d'un lien vers un site internet et non vers un fichier de votre appareil.

Une vue générale de la carte est disponible. Cette vue permet de mesurer la structure des informations : hypertrophie ou atrophie de certaines branches, manque de précisions,... C'est à ce niveau que l'on réalise l'intérêt du choix des couleurs. A ce stade, la carte est bien évidemment zoomable.

Mindly peut "imprimer" en pdf la carte créée. Intéressant si on souhaite la partager avec d'autres utilisateurs. Elle est également "enregistrable" dans son format natif. Si vous disposez d'un compte Dropbox, le résultat peut directement y être enregistré.

Mindly propose également des exportations dans des formats divers et variés (texte, OPML, HTML), accessibles seulement aux utilisateurs ayant déboursé les 5,99€ de la licence .

Vous aurez donc remarqué, je pense, l'extrême simplicité d'utilisation de ce logiciel. D'une extrême clarté, il vous permettra de structurer efficacement vos informations sur un sujet donné. Au delà de cela, vous ne trouverez pas de fonctionnalités révolutionnaires, même si le partage est l'un des autres points forts de cette application. 

Une petite démo très "girly" ! : 

Mise à jour du 19 Octobre.
Un petit échange de courriels avec l'équipe de développement m'a permis d'apprendre qu'une nouvelle version était à l'étude. Elle permettra justement d'insérer des liens vers des fichiers. Ca tombe bien. D'autre part, une version "desktop" est à l'étude, dans l'environnement Mac pour le moment.

Xmind 7 : le premier test

Xmind s'impose peu à peu comme l'un des logiciels de Mind-Mapping incontournables. Pour cela, ses développeurs s'appuient sur des concepts simples et efficaces. La prise en main est exceptionnellement simple et intuitive. Quelques minutes de pratique permettent de créer des cartes abouties. D'autre part sa formule "gratuit/payant" est savamment dosée. Dans sa version gratuite, Xmind propose toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer et mettre en forme une carte de bout en bout. La version payante permet de disposer des fonctionnalités intéressantes mais qui restent satellites : diagramme de Gantt pour suivre un projet, un mode présentation, un mode brainstorming,...

J'ai pu tester la dernière version en cours de développement : Xmind 7. Voici quelques-unes de ses nouveautés.

Au démarrage, par défaut, la fenêtre d'accueil vous propose soit de choisir le type de carte à créer, soit de sélectionner un modèle de carte à utiliser.

Selon le type de carte sélectionné, on peut être amener à choisir le thème :

On accède alors à la nouvelle interface :

Celle-ci est beaucoup plus épurée que dans les versions précédente, très "flat design". Les icônes ont également été revues dans ce sens. Le tout semble être plus clair et accessible.

Côté formats de cartes, une nouveauté fait son apparition : la représentation Time Line.

Sa particularité est de représenter les branches "soeurs" sur une même ligne, mais il reste possible d'ajouter des branches filles à chaque niveau :

 Représentation pratique et rapide d'évènements : idéal pour synthétiser un cours d'Histoire !

Pour la mise en forme des sujets, deux nouvelles formes font leur apparition : parallélépipède et nuage :

Cet article ne recense qu'une petite partie des nouveautés que vous découvrirez dans les prochaine semaines. Avec cette version, Xmind reste une valeur sûre pour qui souhaite obtenir rapidement un résultat visuel très réussi. S'il vous tarde de tester cette version, vous pouvez devenir un "beta-testeur" en adressant directement un mail à l'adresse xmind-beta@xmind.net.

 

DropTask lance son Desktop pour Windows

C'est dans l'ère du temps : les éditeurs de logiciels en-ligne finissent toujours par proposer une version "hors-ligne", souvent appelée "desktop", pour les utilisateurs en mal de connexion Internet. En effet, rien de plus frustrant que de ne pas pouvoir utiliser son logiciel préféré faute de connexion ou, pire, en disposant d'une connexion publique capricieuse.

Prezi, Mindomo, Mindmeister : autant de logiciels qui ont passé ce cap fatidique.

Le dernier en date est Droptask avec cette version pour Windows. 

Pour rappel, Droptask est un excellent gestionnaire de tâches très visuel et parfaitement intuitif. Il est le fruit d'un travail très bien accompli par une équipe émanant d'iMindMap. Ce n'est pas un logiciel de Mind-Mapping, mais sa conception lui permet sans le moindre doute d'être intégré dans la catégorie des outils de "pensée visuelle" (j'aurais pu écrire Visual Thinking, mais j'ai déjà largement dépassé le quota de mots anglais !).

Si, parmi vous, certains ne le connaissent pas encore vous pouvez lire cet article que j'ai pu écrire à son sujet. Depuis, cet outil a un peu évolué, avec des fonctionnalités supplémentaires, mais l'essentiel est toujours d'actualité.

Alors, quoi de neuf ?

Ben rien...et c'est tant mieux ! la version desktop ne diffère en rien (ou presque) de la version en-ligne, pour preuve, ces copies d'écran :

La version en-ligne :

 

 Et sa soeur jumelle, la version hors-ligne :

Il manque seulement l'affichage des tâches sous forme de liste, accessible par ce bouton, dans la version en-ligne :

Donc, à un poil prêt, les repères sont exactement les mêmes, ainsi que l'affichage du détail de chacune des tâches :

En-ligne :

Hors ligne :

Ca synchronise !
la synchronisation, c'est quand même la raison d'être de ce genre de logiciel. Sur ce point, le pari est plutôt réussi. toutes les tâches créées de part ou d'autre sont automatiquement et rapidement synchronisées de manière transparente. Un peu trop peut-être. Un petit message du type "synchronisation réussie" aurait été le bienvenu, que ce soit sur la version en-ligne ou hors-ligne. Mais le boulot est fait, et c'est ce qui compte.

Ca roule au Microsoft
N'étant pas développeur , je ne porterai pas de jugement sur les outils utilisés en la matière. Mais dès l'installation, on sent qu'Internet Explorer est tapi dans l'ombre de ce logiciel. D'ailleurs, il suffit de visiter le répertoire d'installation pour en être convaincu :

Bien, pas bien : je resterai neutre...:-P

Beta = pas fini

Je ne l'ai pas précisé, mais cette version est une beta. J'ai pu constater quelques problèmes :

- la taille de la police de caractère de la description des tâches est assez imposante dès que sa description contient de nombreux mots

- l'historique des actions n'est pas visible.

- on peut également regretter qu'il n'y ait pas de menu classique qui permettrait d'accéder à certaines options s'intégrant réellement sur le poste (changer de modèle, enregistrer des versions intermédiaires de listes de tâches,...)

- quand le PC passe en mode veille prolongée,  le programme ne répond plus. J'ai du redémarrer mon PC à chaque fois. Plutôt gênant pour une appli qui doit rester constamment sous la main !

Au final, c'est convaincant

Simple et efficace, ce Desktop est une réussite, même s'il ne remplace pas totalement la version en-ligne, pour le moment en tout cas. Mais il fait parfaitement ce pour quoi il a été conçu : compléter, modifier un plan de tâches hors ligne pour le synchroniser par la suite.

Reste à savoir si cette application restera utilisable pour les utilisateurs du plan "gratuit" de Droptask. En effet, comme la plupart des logiciels en-ligne, il existe une version dite gratuite et limitée et une version payante par abonnement. Il vous en coutera 65 dollars (américains je présume) pour accéder au Graal : collaboratif sans limite, autant de projets qu'on souhaite, créer des liens entre des tâches (genre connecteurs entre les branches d'une Carte Heuristique),...La version gratuite est largement suffisante pour des besoins personnels. Espérons que la politique commerciale de Droptask ne réserve pas l'outil abouti à l'usage exclusif de ses abonnés.