Droptask : le gestionnaire de tâches ultime ?

Droptask n'est pas vraiment nouveau. Développé par une petite équipe de 8 personnes basée à Cardiff au Pays de Galles, ce gestionnaire de tâches en-ligne est disponible depuis plusieurs mois déjà. Si je ne le présente que maintenant, c'est parce qu'il manquait une fonction essentielle pour un gestionnaire de tâches : pouvoir ajouter n'importe quand et de n'importe où de nouvelles données. En effet, si on ne peut utiliser un outil de ce type qu'à condition d'être devant une machine connectée sur internet, l'enregistrement de nombreuses "choses à faire" risque de passer à la trappe. Durant le mois d'Août, l'équipe de Droptask a déserté les plages pour nous proposer des nouveautés et notamment celles de pouvoir se synchroniser avec les outils Google : Contacts, Calendar, Drive...et Tasks. La boucle est donc aujourd'hui bouclée : Google Tasks est également synchronisable, en temps réel ou différé, sur les smartphones Android, via des logiciels comme GTO par exemple.

Donc si vous connaissez Droptask mais que vous n'avez pas suivi son actualité ou que vous le découvrez seulement maintenant (comment est-ce possible ?!), cet article est fait pour vous.

Des ronds, des ronds, des ronds !!!

Des gestionnaires de tâches, il en existe des dizaines. Plus ou moins complets, complexes, payants, collaboratifs,...La particularité de Droptask est d'être un véritable outil basé sur le principe de la  "pensée visuelle" tout en étant un gestionnaire de tâches puissant...et gratuit !

Ainsi, les tâches ne sont pas affichées sous forme de liste, mais d'ensemble de cercles et de disques :

 Chaque disque (ceux avec du texte à l'intérieur) représente une tâche. Ces tâches peuvent être intégrées dans cercles (nommés "group", avec le texte écrit sur le bord) qui deviennent alors des entités à part entière constituées de plusieurs tâches. 

A titre d'exemple, focalisons-nous sur le groupe Wordpress :

Le groupe Wordpress contient une tâche et un autre groupe nommé "Widget". Je peux à nouveau resserrer sur ce dernier en cliquant à l'intérieur du cercle :

A ce stade, il est encore possible de  visualiser le contenu des cercles inscrits, comme "créer une page formulaire" :

Pour créer une tâche ou un groupe, il suffit d'effectuer un glisser-déplacer de l'élément voulu à partir des items situés en haut et à droite de l'écran vers la zone de travail :

Vous devrez alors nommer votre tâche ou votre groupe et personnaliser la couleur.

Coller des étiquettes

A ce stade, vous aurez organisé la structure de la liste de vos tâches. Mais il est possible bien-entendu d'ajouter de nombreux éléments de personnalisation. Dès que vous sélectionnez une tâche, une fenêtre s'ouvre à droite vous permettant d'ajouter des propriétés à la tâche :

A partir des icônes situées en haut de cette fenêtre, vous pourrez :

- affecter une date cible. Sachez que vous pourrez ensuite être averti régulièrement (tous les jours, toutes les semaines,..) par e-mail lorsqu'une tâche non terminée sera dépassée. La date apparaît alors en bas du disque. La récurrence est également possible.

- affecter une ressource. Droptask étant collaboratif, vos contacts pourront être alors rattachés à une ou plusieurs tâches. La gestion des ressources s'effectue dans le panneau gauche de l'écran. Il suffit d'ajouter les adresses e-mail au projet.

- ajouter un ou plusieurs signets (ou tags). Ces tags sont particulièrement utiles pour définir des caractéristiques transverses à chacune des tâches. Ce sont les contextes par exemple, connus dans la méthode GTD (@maison, @ordinateur,...) permettant de sélectionner les tâches en fonction de l'outil ou du lieu nécessaire pour les traiter. Une étiquette apparait sur la tâche (@en-ligne dans notre exemple, sachant qu'il est possible d'en ajouter plusieurs)

- joindre un fichier. Il peut s'agir d'un fichier local, mais Droptask permet également de créer un lien vers un fichier placé sur vitre Drive ou Dropbox. C'est idéal dans un contexte collaboratif

- ajouter des sous-tâches aux tâches. Ces sous-éléments n'apparaîtront pas sous forme de disque sur le plan de travail mais seront malgré tout visibles au niveau de la tâche "mère" au travers d'un cadran. Dans l'exemple ci-contre, 3 sous-tâches ont été ajoutées à "mettre à jour les pages". 2 d'entre elles ont été traitées, visible autour du disque.

- convertir la tâche en groupe : c'est une alternative à la fonction précédente si vous souhaitez faire apparaître les sous-tâches comme les autres, sur le plan de travail.

- ajouter un statut : fonction très classique pour un gestionnaire de tâches (non démarrée, en cours, achevée ou en pause)

- définir une priorité (aucune, élevée ou très élevée) qui apparaîtra sous forme d'un cachet sur la tâche ("very high" en rouge dans l'exemple ci-dessus).

- effort : cet élément est à la fois intéressant et original. En effet, une tâche peut-être urgente, planifiée et affectée, mais il est rare de pouvoir faire apparaître l'énergie nécessaire pour l'accomplir. Ce n'est pas toujours quantifiable. En attribuant un niveau d' "effort" à une tâche, vous aurez une information visible de cette particularité au travers de la taille du disque correspondant à cette tâche.

Dans l'exemple ci-dessous, les deux tâches ont exactement les mêmes caractéristiques. Mais j'imagine que "mettre à jour les pages" nécessite plus d'énergie que de "commander une pizza". En affectant les niveaux d'effort correspondant, le résultat visuel est celui-ci :

- Description et commentaires : vous pourrez enfin ajouter des éléments textuels divers, comme des liens hypertextes par exemple.

Filtrer pour voir et savoir

Il est donc possible de greffer sur une tâche une multitude d'informations annexes à la tâche proprement dite. Si votre plan de travail contient énormément de tâches, vous perdrez en lisibilité. Heureusement, vous pourrez appliquer des filtres qui vous permettront de mettre en évidence les éléments correspondant. La fenêtre de filtres est accessible via un bouton situé en bas à droite de l'écran :

Les filtres peuvent agir sur tous les éléments (signets, texte, ressources, priorité,..) et sont cumulables. Concrètement, les tâches correspondantes restent visibles et celles qui ne correspondent pas aux critères sont réduites sous forme de points illisibles...mais pas invisibles ! Le critère défini pour l'exemple ci-dessous porte sur le signet @téléphone :

J'espère que cet article vous a convaincu : Droptask est une véritable réussite, tant sur le plan visuel que fonctionnel. Depuis l'intégration des outils Google, il offre toutes les caractéristiques d'un excellent gestionnaire de tâches et même gestionnaire de projet complet, avec, cerise sur le gâteau, un mode collaboratif très intuitif. L'aspect visuel n'est pas une fioriture. Il obéit à quelques règles de base qu'on retrouve par exemple dans le mind-mapping :

- vision "de loin" et "de près" : à n'importe quel moment, il est possible de jeter un rapide coup d'oeil planant sur l'ensemble des tâches puis de se focaliser sur tout ou partie au travers d'un zoom sélectif ou de filtres. C'est pratiquement impossible avec un outil linéaire, comme Toodledo par exemple.

- colorés, les groupes se distinguent les uns des autres facilement.

- chaque item (date cible, ressource, signet,...) possède son propre mode de représentation (étiquette sur le côté, niveau d'avancement à l'intérieur,..). Ces items sont donc facilement identifiables.

La conception de ce logiciel n'est pas le fruit du hasard. Chaque élément a été mûrement réfléchi. Parmi les membres de l'équipe, certains ont travaillé (ou travaillent toujours !) sur le développement de iMindMap dont Chris Griffiths qui en fut à l'origine.